‘Zinvol rapporteren?! Bah!’ Dat is de eerste reactie van enkele mensen tijdens onze Halfjaarlijkse ontmoeting, bij het lezen dat er een deelsessie is over dit onderwerp. Maar na het aanhaken bij deze deelsessie, worden ze steeds enthousiaster. Enkele inzichten uit de deelsessie op een rij.

Rapporteren op manieren die daadwerkelijk bijdragen aan de ondersteuning van bewoners. En op manieren dat de rapportage bijdraagt aan waardevol leven van de cliënt in kwestie. Dat is waar zinvol rapporteren in de kern om draait. Andere doelen van de rapportage moeten daar ondergeschikt aan zijn – zoals eisen van financiers of het verantwoorden van geleverde zorg. Op basis van een eerste verkenning in een workshop tijdens onze Week van de Radicale vernieuwing, ontstaat enthousiasme. Enthousiasme om breder na te gaan of er animo is om verder met dit onderwerp aan de slag te gaan. Dat leidt vervolgens tot de start van het actieteam Zinvol rapporteren, Waardevol leven! 

Vanuit actieteam ‘Zinvol rapporteren, Waardevol leven!’ brengen deelnemers in beeld hoe ze omgaan met rapportages. Welke knelpunten ze tegenkomen, waar mogelijkheden liggen en wie/welke partijen daarbij betrokken kunnen worden. Goede voorbeelden worden uitgewisseld en experimenten gestart om zinvol(ler) te rapporteren. Vragen die leven zijn bijvoorbeeld: 

• Wat moeten we (niet) rapporteren? 
• Voor wie schrijven we, met welk doel en wat nemen we mee?
• Hoe kan rapporteren er eigenlijk aan bijdragen dat cliënten waardevol kunnen leven? 
• Hoe ga je met cliënten in gesprek over wat wensen en mogelijkheden zijn in rollen, taken verantwoordelijkheden van cliënten bij rapporteren?
• Wie is de ‘klant’ voor wie we rapporteren: de financier of de cliënt?
• Wat mag een financier van jou eisen (juridisch en ethisch) om te vertellen wat er in rapportages aan info gedeeld moet worden?
• Wat bepaalt wat er met de rapportages gebeurt?
• Als de rapportage is om jezelf te verantwoorden, dan is het ook nodig om te weten wat echt moet of niet. Hoe krijg je die kennis?
• Wat is wettelijk bepaald en wat bedenken we zelf?

Inzichten en acties

Hieronder een aantal inzichten en acties op een rij, die naar voren komen in de deelsessie tijdens de Halfjaarlijkse ontmoeting. Mensen komen opgelucht en enthousiast de sessie uit. Je kunt op een kritische maar ook constructieve en creatieve manier kijken naar een onderwerp als rapporteren! Dat biedt perspectief.

• Als jij en collega’s rapporteren, maar niemand leest de rapportages, bepaal met elkaar het nut en de focus van rapportages. 
• Zijn meer mensen betrokken bij de rapportage over de zorg voor één cliënt en wordt er op heel verschillende manieren gerapporteerd? Kijk hoe je kunt komen tot een meer gezamenlijke manier van kijken en rapporteren. Bijvoorbeeld door een gesprek te hebben naar aanleiding van de rapportage.
  Collega’s ervaren, kijken en rapporteren anders over dezelfde cliënt en situatie en dat kan prima zijn. Je kunt elkaar ook aanvullen. Maar dan is het wel van belang om zicht te hebben op hoe je hier met elkaar mee omgaat – ten behoeve van degene om wie de rapportage draait. Een van de deelnemers gaat dit bijvoorbeeld eens inbrengen tijdens een huiskameroverleg.
• De ene hulpverlener heeft een betere klik dan een ander met een cliënt. Dat kan ook van invloed zijn op het rapporteren, op wat en hoe (niet) gerapporteerd wordt. 
• Als je rapporteren gebruikt als aanleiding voor gesprek met de cliënt over zijn herstelproces, successen en obstakels, is rapporteren zinvol als het bijdraagt aan de reflectie op het herstelproces. Mooi kan zijn dat je vroeg kleinere dingen of patronen in de gaten kunt krijgen, waar je op kunt anticiperen. Daarvoor is het wel belangrijk dat er genoeg tijd is om te rapporteren, dat de cliënt er zelf bij betrokken raakt en dat relevante collega’s (met toestemming van de cliënt) er toegang toe hebben.
• Als de door externe partijen voorgeschreven manier van rapporteren niet bijdraagt aan wat voor cliënten, naasten en hulpverleners belangrijk is, kun je in gesprek gaan met de externe partij en aangeven dat je het anders wilt doen. Deelnemers hebben hier al goede ervaringen mee. 
  Partijen als zorgkantoren, ministeries en inspectie zijn partner van de beweging Radicale vernieuwing. Dus wie hier hulp bij wil kan altijd contact opnemen. In de beweging Radicale vernieuwing zorg in het verpleeghuis en thuis heeft dit vaker geholpen. Ook hebben organisaties daar recent krachten gebundeld en gezegd: we gaan bepaalde rapportage niet meer doen want die werkt nu averechts. Meer daarover lees je hier.
• Kijken hoe we rapportages visueler en daarmee aansprekender kunnen maken. Een deelnemer neemt ons gesprek mee in haar trainingen en hoopt tot een meer gezamenlijke vorm te kunnen komen. Bij een andere deelnemer maken cliënten met hulp een soort boekje, een verhaal over hun het traject dat ze doormaken. Ook met foto’s en hun eigen ervaringen. Vaak zitten die op enig moment niet meer in het geheugen dus dat kan heel waardevol zijn bijvoorbeeld om op een gegeven moment terug te blikken en te zien waar iemand nu staat ten opzichte van een tijd daarvoor – welke ontwikkeling iemand heeft doorgemaakt.
• Meer aandacht voor samen rapporteren, in de vorm van de ‘reis van de held’.
• Een van de deelnemers gaat niet meer rapporteren op vastomlijnde doelen, maar op thema’s. En daarover in gesprek met collega’s.